Kamu SM mali mühür PIN zarfı kayboldu, hiç kullanılmamış mühür için e-Devlet veya Online İşlemler üzerinden 'Sertifika bulunamadı' hatası almadan yeni PIN nasıl oluşturulur?

TÜBİTAK Kamu SM mali mühür teslimatlarında yaşanan bu durum kurumsal mükelleflerin en sık paniklediği konulardan biridir. Ancak endişe etmenize gerek yoktur; çünkü yaşadığınız durum bir kayıp vakası değil, Kamu SM'nin güvenlik prosedürlerinin yanlış anlaşılmasından kaynaklanmaktadır.

1. Kritik Bilgi: Artık Fiziksel PIN Zarfı Gönderilmemektedir!

TÜBİTAK Kamu SM, Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi standartları gereğince uzun bir süredir kargo paketlerinde FİZİKSEL KAĞIT PIN ZARFI GÖNDERMEMEKTEDİR. Donanım (mavi akıllı kart ve okuyucu) mükellefe fabrikasyon olarak 'İlk Kullanım / Kilitli' statüde sevk edilir. PIN kodunun şirket yetkilisi tarafından elektronik ortamda ilk kez üretilmesi zorunludur. Dolayısıyla bir zarf kaybetmiş değilsiniz; elinizde zaten fiziksel bir şifre zarfı bulunmamaktadır.

2. 'Yetkili Adına Kayıtlı Sertifika Bulunamadı' Hatasının İki Temel Sebebi:

Kamu SM Online İşlemler ekranında bu hatanın alınması iki operasyonel yanlıştan doğar:

• Yanlış Menüden Giriş Yapılması: Kamu SM ana sayfasında iki farklı işlem kapısı vardır: 'Bireysel Elektronik İmza İşlemleri' ve 'Mali Mühür Elektronik İşlemleri'. Eğer 'Bireysel e-İmza' kısmından e-Devlet ile girerseniz sistem yetkilinin kendi TCKN'si adına üretilmiş şahsi e-imza arar; bulamayınca 'Sertifika Bulunamadı' hatası verir. Giriş mutlaka kurumsal Mali Mühür menüsünden yapılmalıdır.
• Yetkili TCKN Uyuşmazlığı: Başvuru formunda şirketin kanuni temsilcisi olarak kimin TCKN'si ve cep telefonu beyan edildiyse, Kamu SM veritabanında sertifika yalnızca o TCKN ile eşleşir. Şirketin mali müşaviri, muhasebe personeli veya imza yetkisi olmayan bir diğer ortağı kendi e-Devlet şifresiyle sisteme girdiğinde mühür görüntülenemez.

3. Adım Adım İlk Mali Mühür PIN Kodunu Üretme Prosedürü:

Yeni mali mührünüzün 6 haneli PIN kodunu belirlemek için şu adımları eksiksiz takip ediniz:

1. Mali mühür USB cihazını bilgisayarınızın çalışan bir USB portuna takın.
2. İnternet tarayıcınızdan kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr adresine girin.
3. Sağ üst köşedeki Online İşlemler butonuna tıklayın ve açılan seçeneklerden 'Mali Mühür Elektronik İşlemleri' başlığını seçin.
4. Giriş ekranında 'e-Devlet Kapısı ile Giriş' seçeneğine tıklayın. (Burada şirketin başvurusunda yer alan kanuni yetkilisinin T.C. Kimlik Numarası ve e-Devlet şifresi girilmelidir).
5. Giriş başarılı olduğunda ekrana şirketinize ait Vergi Kimlik Numarası (VKN) ve unvan gelecektir. İlgili şirketi seçip onaylayın.
6. Sol menüde yer alan 'Mali Mühür PIN / PUK Kodu Üretme' (veya PIN Oluşturma / Kilit Çözme) sekmesine tıklayın.
7. Sistem yetkilinin başvuru sırasında kayıtlı olan cep telefonuna SMS Doğrulama Kodu gönderecektir. SMS kodunu ekrana girin.
8. Açılan ekranda akıllı kartınızın 6 haneli yeni PIN Kodu üretilecek veya kendinizin 6 haneli rakamlardan oluşan bir PIN belirlemesi istenecektir. Bu PIN kodunu güvenli bir yere not ediniz.

4. Alternatif Yöntem: Güvenlik Sözcüğü ile Giriş:

Eğer yetkili e-Devlet ile giremiyorsa, Kamu SM ana ekranından 'Şifreli Giriş' sekmesi seçilir. Başvuru formunda bizzat belirlediğiniz 'Güvenlik Sözcüğü', şirket VKN'si ve yetkili TCKN'si girilerek de portala erişilebilir ve PIN üretilebilir. Güvenlik sözcüğünüzü hatırlamıyorsanız Kamu SM Çağrı Merkezi'ni (0850 470 0 772) arayarak yetkilinin kimlik teyidi ile güvenlik sözcüğünü sıfırlayabilirsiniz.

5. AKİS ile Kartı Test Edin ve 3 Hata Kuralı:

PIN kodunuzu aldıktan sonra bilgisayarınızdaki AKİS Kart İzleme Aracı uygulamasını açın. Kartınızın adını seçip 'Giriş' butonuna basın ve yeni 6 haneli PIN kodunuzu yazın. Sertifika detaylarının yeşil yandığını ve kart kilidinin açıldığını teyit edin. Unutmayınız: AKİS üzerinde veya muhasebe yazılımlarında PIN kodunu 3 kez üst üste yanlış girerseniz kart bloke olur (PUK kilidine düşer). Bu durumda tekrar yukarıdaki adımlarla Kamu SM portalına girip 'Kilit Çözme' işlemi yapmanız gerekir.