Mali Mühür Sertifika Sahibi olan imza yetkilimiz vefat etti, yeni yetkili atanana kadar mevcut mühürle mali işlemleri sürdürürsek hukuki bir yaptırımı var mı?

Öncelikle başınız sağ olsun. Mali mühür ile bireysel nitelikli elektronik imza (e-İmza) hukuki mahiyet ve mülkiyet bakımından birbirinden tamamen farklıdır. e-İmza şahsın kendisine aittir ve vefatla birlikte hükümsüz kalır; ancak mali mühür şahsın değil, şirketin tüzel kişiliğinin elektronik mührüdür.

Vefat sonrasındaki geçiş sürecinde dikkat edilmesi gereken yasal çerçeve şu şekildedir:

• Mali İşlemlerin Geçerliliği: Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu uyarınca tüzel kişilik faal olduğu sürece şirketin yasal yükümlülükleri (fatura kesme, vergi beyanı, e-Defter beratı yükleme) kesintiye uğramaz. Mali mühür sertifikasında vefat eden yetkilinin adı değil, şirketin unvanı ve VKN'si yer aldığından, bu süreçte kesilen faturalar ve gönderilen beratlar hukuken geçerlidir ve 'yetkisiz imza' gerekçesiyle geçersiz sayılmaz veya vergi cezası doğurmaz.
• Kamu SM Sorumluluğu: Vefat eden yetkili, Kamu SM nezdinde sadece 'Sertifika Sorumlusu' sıfatını taşımaktadır. Mührün PIN kodu bilindiği ve operasyonel bir kilitlenme yaşanmadığı sürece cihaz kullanılabilir. Ancak PIN bloke olursa veya kilit çözmek gerekirse vefat eden kişinin e-Devlet veya TCKN bilgileri kullanılamayacağı için işlem yapılamaz.
• Zorunlu İdari Adımlar: Yeni şirket yetkilisi ticaret siciline tescil ettirilip noterden güncel imza sirküleri çıkarılır çıkarılmaz, Kamu SM'ye başvuru yapılarak sertifika sorumlusu bilgileri yeni yetkili üzerine güncellenmelidir. Eğer mevcut mührün süresi az kaldıysa doğrudan yeni yetkili adına mühür yenileme başvurusu da yapılabilir.

Özetle, yeni imza sirküleri çıkana kadar rutin fatura ve defter süreçlerinizi mevcut mühürle sürdürmenizde cezai bir sakınca bulunmamaktadır; ancak yeni yetkili atanır atanmaz Kamu SM kayıtlarını güncellemeniz şarttır.