Mali müşavirim e-defterleri kendi ofisinden göndermek için mali mührü benden istiyor. Şirketin mali mührünü muhasebeciye fiziksel olarak teslim etmek yasal olarak riskli mi?

Mali mühür, tüzel kişiliğin elektronik ortamdaki ıslak imzası ve kurumsal kaşesi hükmündedir. Vergi Usul Kanunu ve Elektronik Defter Genel Tebliği uyarınca mali mühür sertifikası doğrudan mükellef tüzel kişiliğe teslim edilir ve bu mührün kullanım, saklama ve muhafaza sorumluluğu tamamen şirket yöneticilerine (kanuni temsilcilere) aittir. Bu nedenle şirket mali mührünün ve PIN kodunun fiziki olarak meslek mensubuna (mali müşavire) teslim edilmesi hem yasal hem de operasyonel açıdan çok ciddi riskler barındırır.

Pratikte birçok işletme ay sonlarında berat gönderimi için mührü muhasebe ofisine bıraksa da, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ve Türk Ticaret Kanunu nezdinde mali mühürle yapılan her türlü işlem (e-Fatura düzenleme, defter beratı onaylama, başvuru yapma) doğrudan şirketin iradesi sayılır. Mührün üçüncü bir şahsın veya büronun elindeyken kaybolması, çalınması, kötü niyetli personellerce şirketin haberi olmadan naylon veya sahte fatura düzenlenmesi ya da hatalı defter beratı gönderilmesi durumunda vergi dairesi ve savcılık nezdinde birincil muhatap şirket yetkilileridir. Mali müşavirin sözleşmesi bulunsa dahi cezai ve mali sorumluluk şirketten kalkmaz.

Bu riski bertaraf etmek için en doğru ve mevzuata uygun çözüm yöntemleri şunlardır: Birincisi, e-defter berat yükleme günlerinde muhasebecinizin şirketinize bizzat gelerek veya AnyDesk/TeamViewer gibi güvenli uzak masaüstü bağlantısı kurarak işlemleri şirket bilgisayarı üzerinden gerçekleştirmesidir. İkincisi, özel entegratörlerin sunduğu Saklamacı Kuruluş veya Doğrudan Entegrasyon altyapılarını kullanarak mali mühre her ay fiziksel olarak ihtiyaç duymadan bulut ortamında berat imzalatma ve saklama modellerine geçiş yapmaktır. Şirket mühürlerinin fiziksel olarak ofis dışına çıkarılmaması ve PIN kodunun paylaşılmaması kurumsal güvenlik kuralı olarak uygulanmalıdır.