Şirket birleşmesi (devir) durumunda, devrolan şirketin eski tarihli e-faturalarını iptal etmek veya itiraz etmek için eski mali mühür iptal edilmeden kullanılabilir mi?

Şirket birleşmelerinde (devir yoluyla birleşme), devrolan münfesih şirketin mali mühür sertifikasının akıbeti ve geçmiş tarihli e-belgeler üzerindeki işlemler, Türk Ticaret Kanunu (TTK), 509 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ve Kamu SM Sertifika İlkeleri uyarınca son derece katı kurallara tabidir. Sorunuzu hem hukuki geçerlilik hem teknik riskler hem de yapılması gereken resmi işlemler açısından detaylandıralım:

1. Ticaret Sicil Terkini ve Tüzel Kişiliğin Sona Ermesi:

TTK 136-158. maddeleri uyarınca devralma yoluyla birleşmelerde, birleşmenin ticaret siciline tescil edildiği an itibarıyla devrolan şirketin tüzel kişiliği hukuken infisah eder (sona erer) ve ticaret unvanı sicilden terkin edilir. Eşzamanlı olarak devrolan şirketin Vergi Kimlik Numarası (VKN), Vergi Dairesi Otomasyon Projesi (VEDOP) sisteminde 'Terk / Kapanış' statüsüne alınır.

2. Eski Mali Mührün Hukuki ve Teknik Durumu:

509 Sıra No'lu VUK Tebliği ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında mali mühür; yalnızca ilgili tüzel kişiliğin unvanı ve VKN'si adına tahsis edilen, şirketin tüzel kişilik iradesini beyan eden resmi elektronik mühürdür:

• Yetkisiz İmza Durumu: Hukuken varlığı sona ermiş (münfesih) bir tüzel kişilik adına mali mühür kullanılarak yeni bir hukuki veya vergisel işlem tesis edilemez. Tüzel kişiliği biten şirketin mührü ile imzalama yapmak, hukuken 'yetkisiz temsilci' sıfatıyla işlem yapmak gibidir.
• Teknik Geçerlilik Aldatmacası: TÜBİTAK Kamu SM sistemine bildirim yapılmadığı sürece sertifikanın süresi dolmamışsa ve CRL (Sertifika İptal Listesi) yayımlanmamışsa mühür teknik olarak şifreyi kabul edip XML imzalayabilir. Ancak teknik olarak imzalanmış olması, işlemin vergi hukuku açısından geçerli olduğu anlamına KESİNLİKLE GELMEZ.
• Mali Mühür İptal Başvurusu: Kamu SM Sertifika İlkeleri uyarınca unvanı terkin edilen veya tasfiyesi biten şirketlerin yetkilileri, sertifikanın iptali (revocation) için Kamu SM'ye başvurmakla yükümlüdür.

3. Eski Faturaların İptal ve İtiraz Süreci Nasıl Yönetilmelidir?

TTK 153. maddesi gereğince devralma ile birlikte devrolan şirketin tüm hak, borç ve mükellefiyetleri külli halefiyet (evrensel halefiyet) yoluyla devralan şirkete intikal eder. Bu nedenle eski faturalar üzerindeki tasarruf yetkisi artık devralan şirkete aittir:

• GİB e-Fatura İptal/İtiraz Portalı Prosedürü: GİB İptal/İtiraz Portalı üzerinden işlem yapılabilmesi için devralan şirketin yasal temsilcileri; Ticaret Sicil Gazetesi (birleşme ilanı), birleşme sözleşmesi ve dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı'na (veya İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden ilgili Vergi Dairesi Başkanlığı'na) müracaat ederek sistemde halefiyet eşleştirmesi yaptırmalıdır. Yetkilendirme sonrası iptal/itiraz talepleri devralan şirketin kendi mali mührü veya yetkilisinin nitelikli e-imzası ile imzalanmalıdır.
• TTK 18/3 Uyarınca Harici İtiraz Yolları (En Güvenli Çözüm): GİB sistemindeki bürokratik güncelleme 8 günlük yasal itiraz süresini aşacaksa, faturaya itiraz TTK madde 18/3 uyarınca Noter kanalıyla, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden veya iadeli taahhütlü mektup ile yapılmalıdır. Devralan şirket, devrolan limited şirketin külli halefi olduğunu Ticaret Sicil Gazetesi ile tevsik ederek itirazını yasal süre içinde karşı tarafa noterden veya KEP ile tebliğ ederse itiraz %100 geçerli olur.

4. Saklama ve İbraz Mecburiyeti (VUK md. 253, TTK md. 82):

Eski mali mühür cihazını asla çöpe atmayınız veya çipini kırmayınız. VUK 253 uyarınca 5 yıllık vergi zamanaşımı, TTK 82 uyarınca 10 yıllık ticari defter saklama süresince geçmiş e-defter ve beratların doğrulanabilmesi için eski donanım şirket kasasında fiziksel olarak saklanmalıdır.