Şirket unvanımız değişti ama VKN aynı kaldı, mevcut mali mührü süresi bitene kadar unvan değişikliği bildirmeden kullanabilir miyiz, GİB tarafında sorun olur mu?

Bu konu, e-Dönüşüm uygulamalarında mükelleflerin en sık yanılgıya düştüğü ve cezai işleme maruz kaldığı konulardan biridir. Birçok kişi VKN aynı kaldığı sürece eski mühürle işlem yapabileceğini düşünür ancak mevzuat bu konuda son derece katıdır. Elektronik faturaların ve defterlerin hukuki geçerliliği, sadece VKN'nin doğruluğuna değil, belgedeki unvan ile mali mührün sertifikasındaki unvanın eşleşmesine dayanır.

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) Elektronik Defter ve Fatura tebliğlerine göre, unvan değişikliği (nevi değişikliği veya sadece isim değişikliği fark etmeksizin) yapıldığı andan itibaren 15 gün içerisinde durumu GİB'e bildirmek ve yeni unvana uygun mali mühür başvurusunda bulunmak yasal bir zorunluluktur. Eski mali mührün süresinin 2 yıl daha olması maalesef bir önem taşımaz, o mühür artık geçersiz sayılır.

Eski mühürle fatura kesmeye devam ederseniz teknik olarak sistem faturayı gönderebilir (GİB portali bazen anlık unvan kontrolünü es geçebilir), ancak oluşturulan elektronik belgenin imza değeri yasal olarak hatalı/geçersiz kabul edilir. Olası bir çapraz denetimde, 'geçersiz imza ile belge düzenlemek' ve 'usulsüzlük' suçlamalarıyla ciddi özel usulsüzlük cezaları ile karşılaşabilirsiniz. Bu nedenle, unvan değişikliği tescil edildiği gibi Kamu SM'ye yeni mali mühür başvurusunu yapmalı ve mühür gelene kadar geçecek sürede GİB portalı veya e-arşiv portal üzerinden (varsa alternatif yöntemlerle) fatura süreçlerini yönetmelisiniz.