Şube kapanışı yaptık ama merkez üzerinden şube VKN/şube kodu ile hala e-fatura kesilmeye devam edilmiş. Şubeye ait mali mühür iptal edilmediği için bu faturaların geçerliliği nedir?

Şube kapanışından sonra o şubeye tahsis edilmiş şube kodu ve mali mühür ile e-fatura düzenlenmeye devam edilmesi, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve GİB e-Belge uygulamaları açısından ciddi bir usul hatasıdır. Ancak bu durumun hukuki ve mali boyutları, faturaların mahiyetine ve merkez şirketin tüzel kişiliğine göre değerlendirilmelidir.

Hukuki Geçerlilik ve VUK Boyutu:

• Tüzel Kişilik Tekliği: Türk Ticaret Kanunu'na (TTK) göre şubelerin bağımsız bir tüzel kişiliği yoktur. Şube, merkez şirkete bağlıdır ve şubenin Vergi Kimlik Numarası (VKN) aslen merkez şirketin VKN'sidir. Sadece GİB sistemlerinde faturaların şube bazında ayrıştırılabilmesi için "Şube Kodu" (örneğin Şube 1, Şube 2) tanımlaması yapılır. Dolayısıyla, kesilen faturalar tüzel kişilik (merkez şirket) adına düzenlendiği için faturanın ana geçerliliği (borç-alacak ilişkisi) ortadan kalkmaz. Karşı taraf (alıcı) bu faturayı gider gösterebilir ve KDV indiriminde kullanabilir.
• Özel Usulsüzlük Cezası (VUK 353/1): Faturanın tüzel kişilik adına geçerli olması, usulsüzlük cezasını engellemez. Ticaret sicilinden terkin edilmiş (kapanmış) bir şube adresi ve şube kodu ile fatura düzenlemek, faturada bulunması gereken zorunlu asgari bilgilerin (gerçek işyeri adresi, doğru şube detayı) yanlış yer alması anlamına gelir. VUK 227 ve 353. maddeleri gereğince, GİB denetimlerinde bu durum tespit edilirse eksik veya yanıltıcı belge düzenlemekten dolayı faturayı düzenleyen (merkez) firmaya her bir fatura için özel usulsüzlük cezası kesilebilir.
• Mali Mühür İptali Zorunluluğu: Bir şube kapandığında, o şube adına alınmış mali mühür sertifikasının TÜBİTAK Kamu SM'ye bildirilerek iptal ettirilmesi gerekmektedir. İptal edilmeyen mühürle işlem yapılması e-imza mevzuatına aykırıdır.

Düzeltme İçin Ne Yapılmalı?

Eğer üzerinden 8 günlük yasal itiraz süresi geçmemiş faturalar varsa, ivedilikle GİB iptal portalı veya KEP üzerinden itiraz/iptal süreci işletilmeli ve faturalar merkez şube kodu ile yeniden düzenlenmelidir. Süresi geçmiş ve iptal edilemeyen faturalar için ise, durumun sehven yapıldığını belirten, iyi niyetli bir düzeltme talebi içeren yazılı dilekçe ile bağlı bulunulan vergi dairesine (durum tespiti ve bilgi amaçlı) başvurulması, olası cezai yaptırımların VUK 371 (Pişmanlık ve Islah) veya indirim hükümleri çerçevesinde değerlendirilmesini sağlayacaktır. İlgili şube mali mührü derhal sistemden sökülmeli ve iptali talep edilmelidir.