Tüzel kişi şahıs şirketi statüsünden (adi ortaklık) kollektif şirkete geçiş yaptık. Eski vergi numarasıyla alınan mali mühür ile yeni VKN üzerinden işlem yapmaya çalışırsam e-Fatura sistemi bunu otomatik engeller mi?

Evet, sistem bu işlemi kesinlikle engeller ve teknik olarak geçersiz kılar. Elektronik Fatura ve Elektronik Belge standartlarında (UBL-TR), oluşturulan XML dosyasındaki imzalayıcı sertifika bilgisi (Mali Mühür X.509 sertifikası) ile faturayı düzenleyen mükellefin Vergi Kimlik Numarası (VKN) birebir uyuşmak zorundadır.

Adi ortaklıktan kollektif şirkete veya limited/anonim şirkete geçiş gibi nevi değişikliklerinde işletmeye yeni bir tüzel kişilik ve dolayısıyla yeni bir VKN atanır. Eski adi ortaklığın mali mührünün çipinde (ve Kamu SM sertifika dizininde), eski ortaklığın vergi numarası gömülüdür. Siz yeni kollektif şirketin VKN'si üzerinden bir e-fatura oluşturup eski mali mühürle imzalamaya kalktığınızda, GİB e-Fatura Entegrasyon Sistemi veya kullandığınız Özel Entegratör altyapısı imza doğrulama aşamasında 'Şematron / İmza Doğrulama Hatası: Belgedeki VKN ile İmza Sertifikasındaki VKN Uyuşmuyor' hatası vererek faturayı otomatik olarak reddeder (red zarfı döner).

Ayrıca e-Defter portalı veya berat yükleme uygulamasında da sisteme giriş yaparken sertifikanın VKN'si ile sisteme yüklenen defterin mükellef VKN'si uyuşmadığı için berat onaylanamaz. Yapmanız gereken adımlar sırasıyla şunlardır: İlk olarak yeni kollektif şirketin VKN'si ve güncel ticaret sicil gazetesi bilgileriyle derhal Kamu SM üzerinden yeni bir mali mühür siparişi vermelisiniz. İkinci olarak, GİB e-Dönüşüm portalından yeni VKN için e-Fatura ve e-Defter başvurularını tamamlamalısınız. Eski mühür ile yeni şirkete ait hiçbir mali belge düzenlenemez.