Yabancı ortaklı şirketimizde imza sirkülerindeki tek yetkili yurtdışında yaşıyor. Mali mühür başvurusu için Noter onaylı evraklar Apostil şerhi ile getirildiğinde Kamu SM onay süreci nasıl işler?

Yabancı ortaklı ve tek yetkilisinin yurtdışında yaşadığı şirketlerde Mali Mühür başvuru süreci, klasik süreçlere göre çok daha detaylı ve dikkatli yönetilmesi gereken bürokratik bir işleyişe sahiptir. Türkiye'de e-fatura, e-arşiv ve e-defter sistemlerine dahil olmanın yasal dayanağı olan VUK 509 ve 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği gereğince, mali mühür başvurusunun mutlaka şirketi temsile resmi olarak yetkili kişi tarafından yapılması veya onun adına düzenlenmiş özel vekaletnamelerle onaylanması şarttır. Bu katı güvenlik protokolü, şirket adına düzenlenecek faturaların veya beyan edilecek defterlerin yetkisiz kişilerce onaylanmasını engellemek içindir.

TÜBİTAK Kamu SM, devlet adına işlem yapan bir güven kurumu olmasından ötürü, tüzel kişiliklerin yetki tespitini MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) üzerinden otomatik web servisleri aracılığıyla yapar. Ancak yetkili kişinin yabancı uyruklu olması ve halihazırda yurtdışında bulunması durumunda elektronik doğrulama yapılamayacağı için, ıslak imzalı ve noter onaylı fiziksel evrakların Kamu SM'ye ulaştırılması elzem hale gelmektedir. Bu özel durumdaki süreç aşağıdaki katı bürokratik adımlarla ilerler:

• Apostil Şerhi ve Çeviri Prosedürü: Yurtdışında yaşayan yabancı uyruklu yetkilinin, kendi bulunduğu ülkedeki noter veya resmi onay makamları (ya da Türk Konsolosluğu) vasıtasıyla mali mühür başvuru formunu ve şirket imza sirkülerini / imza beyannamesini ıslak imzalı olarak onaylatması, ardından Lahey Anlaşması hükümleri gereği bu belgelere Apostil şerhi vurdurması mutlak zorunluluktur. Bu evraklar fiziken Türkiye'ye ulaştıktan sonra yeminli bir tercüman aracılığıyla tam ve eksiksiz olarak Türkçeye çevrilmeli ve bu çeviriler bir Türk Noterliği tarafından tasdik edilmelidir.
• Kamu SM Fiziksel Başvuru Süreci: Yabancı uyruklu şirket yetkililerinin Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası (TCKN) bulunmadığından, standart e-devlet entegrasyonu kullanılamaz ve başvuru genellikle Kamu SM'nin online portalinden standart adımlarla yapılamaz. Bu gibi spesifik durumlarda 'Yabancı Uyruklu Yetkililer İçin Mali Mühür Başvuru Formu' elle doldurularak; apostilli ve Türkçe çevirisi yapılmış imza sirküleri, şirketin en güncel ticaret sicil gazetesi fotokopisi, şirket vergi levhası ve yetkili şahsın pasaport fotokopisi ile birlikte fiziken (kayıtlı posta veya kurye/kargo yoluyla) TÜBİTAK Kamu SM'nin Gebze'deki yerleşkesine resmi bir dilekçe ekinde gönderilmelidir.
• Ödeme Adımları ve Üretim Onayı: Gönderilen ıslak imzalı fiziki evraklar Kamu SM kurumuna ulaşıp kurumun hukuk birimi tarafından titizlikle incelendikten ve MERSİS kayıtlarıyla doğrulanarak eşleştirildikten sonra, şirketinizin sistemde kayıtlı yasal e-posta adresine bir ödeme barkod numarası iletilir. Bu özel barkod numarası kullanılarak Kamu SM anlaşmalı bankaları (genellikle Vakıfbank şubeleri veya internet bankacılığı) üzerinden mali mühür ücreti (AKİS şifreleme çipi + USB okuyucu donanım bedeli) kurumsal olarak yatırılır.

Mali mühür elektronik sertifika üretim aşaması tamamlandığında, güvenlik prosedürleri gereği cihaz kurye ile yalnızca MERSİS'te yer alan resmi şirket adresine veya başvuru esnasında açıkça talep edilen Türkiye sınırları içindeki yetkili bir teslimat adresine gönderilir. Yurtdışına kargo veya teslimat kesinlikle yapılmamaktadır. Bu karmaşık süreçte GİB bildirim sürelerini kaçırmamak ve cezai işleme maruz kalmamak adına evrak işlemlerinin defter başlangıç veya e-fatura geçiş zorunluluk tarihinden en az bir ay (tercihen 45 gün) önce başlatılması, e-Dönüşüm mevzuatına sorunsuz uyum açısından son derece kritik bir öneme sahiptir.